MTC Soft, líder en procesos de gestión y digitalización de albaranes y facturas
FacturaTech/ Nuevo producto que reduce drásticamente el tiempo dedicado a incorporar todos los datos de los albaranes y facturas en el sistema de gestión (ERP) de las empresas
La introducción de todos los datos de los albaranes y facturas en el programa de gestión empresarial es un proceso que se sigue realizando habitualmente de manera manual, dedicando una ingente cantidad de tiempo a una tarea mecánica que no aporta valor. MTC Soft ha desarrollado un programa informático, FacturaTech, que resuelve este problema. La lectura de líneas de detalle es una tarea que requiere en ocasiones a una o más personas que dedican toda su jornada laboral a copiar datos sin aportar ningún valor añadido. FacturaTech permite reducir en más de un 80% el tiempo que se emplea en esta tarea, liberando recursos humanos que se pueden dedicar a realizar procesos de mayor valor para la empresa.
mtc resuelve problemas.
El ahorro de tiempo en la incorporación de datos de albaranes y facturas en el sistema de gestión es la clave de FacturaTech.
Hace 31 años, cuando nació MTC Soft, estaba todo por hacer en el mundo del software. Las empresas con ordenadores eran la excepción y los programas informáticos apenas empezaban a utilizarse para algunas tareas muy sencillas. Hoy, la automatización de procesos ha llegado a todas las empresas, a todos los sectores y a todas las tareas. “Pero hay excepciones que se solucionan con la digitalización y el tratamiento inteligente de documentos previo a su archivo, y es ahí donde el procesamiento del lenguaje natural, en el que estamos especializados, juega un papel clave” indica el director gerente de MTC Soft, Fernando Moreno-Torres Camy, que nos detalla las características de Facturatech, el nuevo producto que han desarrollado y que reduce drásticamente el tiempo dedicado a la incorporación de los datos de albaranes y facturas en el sistema de gestión de las empresas.
Pensemos en una empresa de servicios; recibe productos de sus proveedores, tiene gastos ‘corrientes’, y factura a sus clientes por los servicios que les presta o los productos que les vende. Seguro, segurísimo, que tiene un buen programa de gestión (un ERP). Hay docenas en el mercado. Tendrá integrada la contabilidad, probablemente la gestión del almacén (SGA), y también es normal que tenga un software para la gestión de sus clientes potenciales y las acciones de marketing de sus comerciales (CRM). Sin embargo, hay algunas tareas que en la mayoría de las empresas se siguen realizando igual que hace 30 años.
Vamos en orden. Esta empresa pide a uno de sus proveedores una serie de artículos que necesitan. El proveedor envía el albarán y una persona, a mano, introduce uno por uno estos artículos en el sistema de gestión (ERP). Con su referencia, su descripción, el coste, descuento, tipo de IVA… Uno por uno, copiando los datos, trabajosamente, sin aportar nada y cometiendo errores, inevitablemente, de vez en cuando.
Posteriormente se recibe la mercancía y se coteja contra el albarán. Este proceso sí suele estar informatizado, aunque en muchos casos se sigue haciendo anotando con un lápiz los artículos sobre el albarán impreso. Como hace 100 años.
Luego, a fin de mes, recibe de este proveedor una factura con todos los albaranes pendientes del mes en curso. Y cada albarán, con el detalle de los artículos que incluye. De nuevo, la referencia, descripción, coste… No es raro que haya facturas de 10 páginas con cientos de líneas de detalle reflejando cada artículo con todo detalle.
Ahora hay que conciliar estos datos con los albaranes, comprobando que las cantidades coinciden, que los descuentos son los pactados, que no sobra ni falta nada que no se haya recibido previamente.
Este proceso es justamente lo que hace el software ideado por MTC Soft, FacturaTech: lectura de las líneas de detalle de los albaranes y facturas; incorporación de todos los datos al ERP; y conciliación de los albaranes con las facturas.
¿Cómo funciona?
FacturaTech se basa en el análisis del texto buscando patrones que se repiten, tanto en el formato de los datos como en la posición relativa de cada uno de ellos en el documento.
Utiliza el procesamiento de lenguaje natural, una rama de la inteligencia artificial, en la que MTC tiene más de 15 años de experiencia. De esta forma, consigue extraer datos estructurados, etiquetados y clasificados, a partir de los albaranes y facturas. Y los vuelca al ERP de una forma rápida y sencilla.
Aún hay más
Como parte del proceso de análisis de las facturas, se recogen también los datos fiscales para generar automáticamente el asiento contable, tanto de las facturas de proveedores como las de acreedores (gastos corrientes), reduciendo también el tiempo de esta parte de la gestión empresarial.
“En resumen, ayuda a las personas a reducir drásticamente el tiempo que dedican a unas tareas sin valor añadido para que se puedan dedicar a procesos mucho más valiosos para la empresa” asegura Fernado Moreno-Torres.
Sobre MTC Soft
Es una empresa de desarrollo de software con sede en Granada y delegación en Madrid. Desde enero de 1.992 han creado programas informáticos específicos para distintos sectores, empezando por los notarios y registradores de la propiedad, tanto españoles como extranjeros.
En MTC Soft se han esforzado en crear y retener un conjunto de programadores, ingenieros informáticos en su mayoría. Estos profesionales cuentan con amplia experiencia en el desarrollo de programas con potentes herramientas de programación sobre bases de datos en Oracle y SQL Server.
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